Administrativní správa domu s bytovými a nebytovými jednotkami
Do administrativní správy domu, ve kterém již byly podle zákona o vlastnictví bytů vymezeny jednotky, lze zahrnout agendu ekonomickou a právní. Pojem "administrativní správa"
tak není třeba dále dělit dalšími názvy (jak se často a zcela zbytečně děje), neboť to vlastníky jednotek většinou jen zmate, protože z pochopitelných důvodů nemají o správě nemovitostí
žádné hlubší znalosti. U bytových domů je v rámci administrativní správy prakticky stále dokola nutné důsledně vést účetnictví, sledovat komu se má zaplatit, kdo má co zaplatit
a kdo co zaplatil a v případě potřeby dluhy právní cestou vymáhat. Přestože to zní jednoduše, díky poměrné složitosti vztahů uvnitř SVJ a s tím spojených právních předpisů,
to tak jednoduché není. Je totiž nezbytné sledovat stále a často měnící se legislativu a tomu přizpůsobovat chod domu, a to především úpravou stanov
a korekcí rozhodnutí shromáždění SVJ a narozdíl od technické správy proto není příliš vhodné zajišťovat si správu administrativní svépomocí. Též je vhodné čas od času revidovat již uzavřené smlouvy se smluvními partnery a hledat vyhodnější či efektivnější cesty.
Administrativní správu lze tedy shrnout do následujících bodů v pořadí dle důležitosti:
- vedení standardního účetnictví společenství;
- vedení mzdového účetnictví zaměstnanců a odměňovaných členů volených orgánů společenství;
- vypracování předpisů měsíčních zálohových plateb pro jednotlivé vlastníky jednotek;
- evidence uhrazených/dlužných zálohových plateb od vlastníků jednotek;
- kontrola a úhrada dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaná cena);
- sledování platnosti pojistných smluv;
- upomínání dlužníků a příprava podkladů pro žaloby na zaplacení dlužných částek;
- zajištění vymáhání dlužných plateb včetně příslušenství jakož i náhrad škod na spravovaném majetku;
- roční vyúčtování zálohových plateb pro všechny vlastníky jednotek;
- roční vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtovaných zálohových plateb se všemi vlastníky jednotek;
- vystavení dokladu o zdanitelných příjmech z majetku v podílovém spoluvlastnictví všech členů společenství a nákladech na jejich dosažení pro všechny vlastníky jednotek;
- zpracování přiznání k dani z příjmu společenství;
- vypracování výroční zprávy o hospodaření s návrhy opatření pro další období;
- svolávání schůzí shromáždění společenství;
- komunikace s orgány státní správy;
- vedení členské evidence společenství;
- uzavírání nájemních smluv k jednotkám v podílovém spoluvlastnictví členů společenství a nájemních smluv k pronájmu společných částí domu;
- poskytování výpisů z evidence plateb členům společenství.